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Cliente
Alpujarra Paradise es una empresa española que se especializa en Amazon FBA. Se trata de un equipo pequeño pero distribuido por diferentes países, lo que da una especial importancia a un correcto sistema de comunicación y colaboración asíncrona. Además, los managers estaban en proceso de delegar algunas tareas, por lo que integrar un sistema robusto de SOPs y documentación relevante era imprescindible.
(CONTEXTO)
Algunos de los miembros de Alpujarra Paradise ya venían trabajando con Notion, aunque a nivel individual y de una forma muy básica. En este caso partimos de una auditoría completa del espacio actual, seguida de la construcción y adaptación de nuevos módulos en línea con sus necesidades.
(NECESIDADES)
Aunque el cliente quería trasladar su operativa completa a Notion, nosotros siempre recomendarmos hacerlo en fases para garantizar una correcta adopción. Así, en un principio mantuvimos el uso de Google Sheets para estocaje, lo que dio mucha importancia a su integración con Notion.
(ENFOQUE)
La prioridad número uno de este proyecto ha sido construir un sistema de uso sencillo y adaptado a lo que tenían la plataforma que venían usando. Además, se puso mucho énfasis en la gestión documental, para garantizar que cada tarea se llevara a cabo siguiendo su SOP correspondiente.
(SOLUCIÓN)
Hemos creado un Dashboard General con calendario para planificación, un Dashboard de planificación con un tablero Kanban y un panel de “mis tareas” para organización personal. En todos los paneles hemos añadido botones y un panel de navegación para acceder rápidamente a todo.
(DESAFÍOS)
La cultura de cada empresa es algo que tenemos muy en cuenta a la hora de diseñar sistemas. En Alpujarra Paradise querían un panel de tareas de equipo, pero también uno de tareas personales para cada persona. Así, creamos dos sistemas paralelos de gestión de tareas, que se unifican mediante la pantalla de Home de Notion.
(RESULTADOS)
La implementación del nuevo sistema en Notion ha tenido varios resultados positivos para Alpujarra Paradise, entre los que destacamos la mejor organización del trabajo en equipo: gracias al uso de tableros Kanban y sistemas de gestión de tareas. Hemos centralizado la documentación, facilitando el acceso y la actualización de procedimientos. Esto ha dado al equipo mayor eficiencia en la delegación: los managers pueden asignar tareas más fácilmente y hacer seguimiento de su progreso gracias a los dashboards personalizados. El enfoque en la simplicidad y la familiaridad ha resultado en una alta tasa de adopción por parte del equipo.
