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ExpertPericial, despacho pericial independiente en Almería, recibía decenas de encargos diarios por correo y su capacidad de respuesta se saturó. Diseñamos una automatización con Make que lee cada email, extrae datos de adjuntos, emplea IA para validarlos y crea deals en Bitrix24, liberando al equipo para centrarse en análisis experto.
(CONTEXTO)
El crecimiento viral de ExpertPericial duplicó la demanda en pocas semanas. La firma destaca por dictámenes rápidos y rigurosos, pero la gestión manual de correos consumía horas críticas. Con amplia experiencia en flujos low-code y CRMs, propusimos un sistema que conserva la precisión pericial y escala sin añadir personal.
(NECESIDADES)
El despacho necesitaba procesar cada encargo sin retrasos: extraer datos clave de correos y adjuntos, validarlos, asignarlos al perito adecuado y generar un deal en Bitrix24 con plazos y alertas. Todo debía ocurrir en minutos, con trazabilidad y sin que el equipo perdiera el foco técnico.
(ENFOQUE)
Auditamos el flujo de correo y mapeamos los campos clave. En Make creamos un orquestador que captura mails, usa GPT-4 para clasificar el peritaje, aplica OCR a PDFs y normaliza datos. Cada etapa guarda logs, envía alertas y genera métricas, lo que permitió afinar el sistema en ciclos de una semana.
(SOLUCIÓN)
Desplegamos un escenario Make que, pese a las limitaciones de la API de Bitrix24, crea deals completos con documentos y plazos. La IA valida cantidades y fechas, y reglas de negocio asignan prioridad. El flujo admite colas paralelas y se ajusta a nuevos formatos de email mediante plantillas, sin tocar código.
(DESAFÍOS)
Bitrix24 impone cuotas y campos obligatorios y Make carece de conectores avanzados. Creamos llamadas HTTP firmadas y gestionamos tokens automáticamente. Entrenamos la IA para captar tecnicismos legales y optimizamos el flujo para generar cada deal en menos de diez minutos.
(RESULTADOS)
En tres semanas el sistema procesaba los correos sin intervención humana: más de cuarenta encargos diarios registrados en Bitrix24 en menos de dos minutos cada uno. El despacho redujo en gran medida el tiempo administrativo y ahora puede duplicar volumen sin contratar personal. Los peritos reciben avisos claros y se concentran en dictámenes de calidad. ¿Listo para escalar sin fricción? Hablemos.
