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Fundraising University, una escuela de formación en captación de fondos para ONGs, experimentó un crecimiento exponencial que requirió una transformación digital completa. Implementamos una solución integral en Notion que automatizó procesos clave, permitiendo una gestión eficiente y escalable de sus operaciones educativas.
(CONTEXTO)
Como escuela especializada en la formación de profesionales de ONGs en captación de fondos, Fundraising University ha experimentado un crecimiento significativo en su base estudiantil en los últimos años. Este éxito trajo consigo el desafío de mantener la calidad del servicio mientras se expandían las operaciones.
(NECESIDADES)
El proyecto requería abordar cuatro aspectos fundamentales: la implementación de un sistema escalable que pudiera crecer con el negocio, la automatización de procesos administrativos, la gestión eficiente del alumnado creciente y el establecimiento de una visibilidad clara de las operaciones para la toma de decisiones.
(ENFOQUE)
Adoptamos un enfoque holístico, analizando cada aspecto de la operativa de Fundraising University para diseñar una solución que no solo resolviera los problemas inmediatos, sino que también sentara las bases para el crecimiento futuro. Nos centramos en la automatización, la estandarización y la visibilidad de los procesos.
(SOLUCIÓN)
Desarrollamos e implementamos un sistema integral en Notion que transformó la operativa de la escuela. Este sistema incluyó una gestión automatizada del alumnado, procesos estandarizados para clases, webinars y creación de contenido, así como dashboards personalizados tanto para el seguimiento individual de tareas como para la visión estratégica del CEO.
(DESAFÍOS)
Durante la implementación, nos enfrentamos a varios retos críticos que incluían la transición desde un sistema manual a uno automatizado, el mapeo y estandarización de procesos diversos, la integración de múltiples flujos de trabajo en un sistema cohesivo, y la capacitación del equipo en los nuevos procesos digitales.
(RESULTADOS)
La implementación ha transformado significativamente las operaciones de Fundraising University, demostrando una capacidad comprobada para manejar el crecimiento continuo del alumnado, logrando una reducción drástica en el tiempo dedicado a tareas administrativas, alcanzando una mayor eficiencia en todos los procesos educativos y operativos, y mejorando la toma de decisiones basada en datos en tiempo real. Esta transformación digital ha permitido a Fundraising University centrarse en su misión principal: proporcionar educación de calidad en captación de fondos, mientras mantiene una operación eficiente y escalable que está preparada para el futuro.
