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Habitam Palma, empresa especializada en alquiler de viviendas compartidas en Palma de Mallorca, nos contactó para explorar sus posibilidades de automatización. Tras un análisis exhaustivo, diseñamos un sistema que optimiza la gestión de compras y automatiza el cobro de suministros a los inquilinos, todo integrado en un ecosistema Notion + Make + IA conectado con GoHighLevel.
(CONTEXTO)
La expansión de Habitam Palma aumentó el volumen de operaciones manuales, desde facturación hasta gestión de cobros. Nuestra experiencia en automatización de procesos para real estate nos permitió identificar ineficiencias ocultas y proponer un enfoque que combina control interno, agilidad operativa y escalabilidad.
(NECESIDADES)
La empresa necesitaba analizar de forma estructurada sus facturas de compras, automatizar el reparto y cobro de suministros individuales a los inquilinos y consolidar la información de contactos en un solo sistema. Todo debía integrarse en un flujo sencillo de gestionar, auditable y adaptable a su crecimiento.
(ENFOQUE)
Realizamos un mapeo completo de los procesos financieros y de gestión de suministros. Configuramos escenarios en Make para leer facturas, extraer datos mediante IA y distribuir los cargos de servicios a los inquilinos. Centralizamos toda la información operativa en Notion y sincronizamos los contactos y cobros a través de GoHighLevel.
(SOLUCIÓN)
El sistema permite registrar automáticamente compras y facturas, categorizar gastos, generar informes internos y distribuir automáticamente los costes de suministros entre inquilinos. Cada movimiento se refleja en Notion y los cobros se gestionan a través de GoHighLevel, generando recordatorios y seguimiento automatizado sin intervención manual.
(DESAFÍOS)
El principal reto fue integrar tres sistemas diferentes (Notion, Make y GoHighLevel) con estructuras de datos distintas y diseñar un flujo lo suficientemente flexible para gestionar contratos dinámicos y cambios de inquilinos. También optimizamos la lectura de facturas no estandarizadas, mejorando la precisión de extracción de datos mediante IA.
(RESULTADOS)
Tras la implementación, Habitam Palma logró eliminar gran parte de las tareas manuales relacionadas con la gestión de suministros y análisis de gastos. El equipo ahora dispone de informes automáticos y alertas de cobro en tiempo real, acelerando los ciclos de facturación y mejorando la experiencia de los inquilinos. ¿Quieres transformar tu gestión inmobiliaria? Conversemos.
