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Ruta Inti confió en nosotros para transformar su gestión organizativa mediante la implementación de Notion como solución integral. El proyecto abarcó desde la optimización del proceso de selección hasta la gestión logística internacional, resultando en una mejora significativa de su eficiencia operativa.
(CONTEXTO)
Ruta Inti es un programa social y cultural que organiza expediciones internacionales anuales para jóvenes. Con un equipo base de 10 personas, cada una especializada en un área específica, necesitaban evolucionar desde un sistema basado principalmente en Google Drive hacia una solución más profesional y colaborativa.
(NECESIDADES)
La organización requería una plataforma única que centralizara toda su información y permitiera una gestión profesional de tareas y proyectos. Era fundamental contar con un sistema eficiente para el proceso de selección de participantes, así como un control de inventario robusto para las expediciones internacionales. La colaboración efectiva entre equipos distribuidos también era una prioridad esencial.
(ENFOQUE)
Adoptamos una estrategia de implementación gradual, priorizando la formación y el acompañamiento del equipo. Trabajamos estrechamente con la Dirección para diseñar una solución personalizada que respetara las particularidades de su organización, estableciendo diferentes niveles de acceso según las responsabilidades de cada equipo.
(SOLUCIÓN)
Desarrollamos un diseño integral del Workspace con gestión granular de permisos, implementando un sistema de bases de datos interconectadas para el proceso de selección que incluye evaluación de candidatos y cálculo automatizado de rankings. Integramos herramientas complementarias como Jotform para formularios externos y Tally para internos, con automatizaciones vía Zapier. Establecimos una base de datos centralizada para control de inventario y gestión logística internacional, junto con un manual corporativo detallado para el proceso de selección.
(DESAFÍOS)
El proyecto presentó varios retos significativos: la transición desde múltiples plataformas a una solución centralizada, la gestión del cambio en un equipo con diferentes niveles de adopción tecnológica, el diseño de un sistema funcional tanto para operaciones locales como internacionales, y la integración de herramientas externas manteniendo la eficiencia del flujo de trabajo.
(RESULTADOS)
Los resultados fueron notables, incluyendo una mejora significativa en la colaboración en tiempo real y la eficiencia operativa. El proceso de selección se optimizó con evaluaciones automatizadas, y se logró un control logístico más efectivo para las expediciones internacionales. La gestión de proyectos ganó en transparencia y accesibilidad, y se consiguió una reducción significativa en el tiempo dedicado a tareas administrativas.
