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Implementación exitosa de Notion como plataforma centralizada para el departamento de Asuntos Públicos de Yango, una empresa de car-sharing en Latinoamérica. El proyecto abarcó el diseño del espacio de trabajo, creación de bases de datos, y desarrollo de flujos de trabajo automatizados, resultando en una mejora significativa en la gestión de proyectos y comunicación interna.
(CONTEXTO)
Yango opera como empresa de car-sharing en el mercado latinoamericano. El proyecto se centró específicamente en su departamento de Asuntos Públicos, que requería una solución integral para la gestión de información y procesos.
(NECESIDADES)
El departamento requería principalmente la unificación de sus herramientas de gestión en una única plataforma, junto con una mejora sustancial en la organización de tareas y proyectos colaborativos. Era fundamental establecer un sistema eficiente para la gestión de información y optimizar la comunicación a través de la jerarquía organizativa.
(ENFOQUE)
Se adoptó un enfoque integral centrado en la centralización y automatización de procesos mediante Notion, priorizando la personalización según las necesidades específicas del departamento y la facilidad de uso para todos los miembros del equipo.
(SOLUCIÓN)
La solución implementada consistió en un diseño de espacio de trabajo personalizado que incorporó bases de datos interconectadas para proyectos, tareas y contactos. Se implementaron tableros Kanban para la gestión visual de flujos de trabajo, junto con plantillas estandarizadas para procesos y un sistema completo de notificaciones y recordatorios.
(DESAFÍOS)
Durante la implementación, se enfrentaron varios desafíos significativos: la fragmentación previa de la información entre múltiples herramientas, las dificultades en la comunicación efectiva entre niveles jerárquicos, la necesidad de mantener la consistencia en la gestión de proyectos y la adaptación del equipo a la nueva plataforma.
(RESULTADOS)
Los resultados fueron notablemente positivos, incluyendo una mejora sustancial en la organización y seguimiento de proyectos, mayor transparencia y colaboración en el equipo, reducción en tiempos de búsqueda y actualización de información, agilización en la toma de decisiones y optimización de la comunicación vertical. La implementación resultó en una transformación significativa de los procesos del departamento, cumpliendo el objetivo de unificar las herramientas de gestión en una plataforma integral y mejorando la eficiencia operativa general.
