Automatización de facturas y formaciones con n8n para contabilidad y plan formativo
PDFs de proveedores llegan al buzón, n8n extrae los campos y genera el CSV para GMA. En paralelo, certificados y actas se registran en el plan formativo sin teclear a mano.
El punto de partida.
Heliswiss Ibérica recibía facturas de unos noventa proveedores fijos por correo. El equipo las imprimía, tecleaba fecha, número, proveedor, base e IVA en GMA y adjuntaba el PDF a mano. Al mismo tiempo, el plan de formaciones dependía de reenvíos sueltos, extracción de certificados y subidas a OneDrive hasta cerrar el acta.
Cómo lo hicimos.
Se desplegaron dos flujos en n8n. El de facturas captura los PDF del buzón de automatización, extrae los campos clave con modelos vía OpenRouter, genera un CSV alineado con la importación a GMA y deja el archivo en OneDrive sin duplicar lo ya procesado. El de formaciones clasifica los correos, archiva certificados por empleado y genera actas hasta marcar el ciclo como cerrado.
Lo que cambió.
Puesta en marcha validada
Se validaron 111 facturas con campos completos antes de activar el soporte formal.
Menos tecleo en GMA
Fecha, número, proveedor, base e IVA dejan de introducirse uno a uno desde el PDF.
Plan formativo trazado
Certificados y actas quedan registrados; el equipo pasa de picar datos a revisar excepciones.
Operación diaria
El sistema hace el trabajo repetitivo; el equipo solo filtra lo que debe entrar.
Más casos de éxito
Otros equipos que decidieron operar con orden.
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