Sistemas que acompañan el crecimiento de tu equipo.
Ayudamos a fundadores y equipos pequeños a salir del caos operativo construyendo los sistemas y procesos que necesitan para crecer sin contratar más gente que la imprescindible.
o escríbenos a info@theoptimalflow.com
Empezamos con unas preguntas para entender tu contexto y proponerte el siguiente paso
- Equipo
- Trabajo diario
- Documentación
- Seguimiento
- Equipo — Trabajo diario
- Documentación — Trabajo diario
- Trabajo diario — Seguimiento
En dos cifras
−2 h/día
que el fundador deja de dedicar a apagar fuegos operativos
4–8 sem
del diagnóstico al sistema funcionando con tu equipo
Valoramos el retorno esperado y los costes de implantación antes de definir el proyecto.
Lo que escuchamos en discovery calls
¿Te suena alguno de estos?
Cada decisión pasa por mí. No puedo desconectar ni un día sin que algo se atasque.
Mi equipo me pregunta cosas que ya están en algún sitio, pero nadie sabe dónde.
Tengo Notion, Slack, un Excel infinito y dos CRMs distintos. Y un caos.
He probado plantillas gratis de Notion y se me han quedado pequeñas en tres meses.
Cómo te ayudamos
Cuatro frentes donde más se nota el cambio en SMBs.
Combinamos las 4 áreas que más impacto generan en una empresa pequeña. Cada bloque se construye reflejando tu proceso real, no una plantilla.
El proceso.
Hemos trabajado con más de 200 clientes. Cada etapa tiene entregables antes de pasar a la siguiente y se desarrolla en colaboración con el equipo interno.
Diagnóstico
Auditamos los procesos existentes y el stack actual. Mapeamos cuellos de botella y oportunidades de optimización para definir prioridades y reducir riesgos en las siguientes fases.
Planificación
Definimos arquitectura objetivo, plan de implantación, roles y métricas antes de bajar al barro.
Construcción
Ejecutamos por iteraciones cortas con tu equipo. Creamos, adaptamos e integramos con las herramientas existentes.
Despliegue
Iniciamos con un testeo y expandimos tras validar. Formamos a tu equipo para que la adopción sea natural.
Acompañamiento
Medimos y escuchamos feedback en todo momento para hacer vuestro el resultado.
Caso tipo
Ejemplo de proyecto SMB
Ejemplo hipotético basado en proyectos realizados. Las cifras son estimaciones orientativas basadas en resultados medidos; no corresponden a un cliente concreto ni garantizan resultados.
El cliente
Estudio creativo
Tamaño · 12 personas
Volumen · 60+ proyectos/año
−70%
preguntas al fundador
6 sem
del kick-off al cambio medible
12
personas formadas en el sistema
Situación de partida
El fundador respondía 60+ mensajes al día sobre el estado de proyectos que ya estaban en Notion pero mal organizados. Las decisiones se atascaban en su bandeja y el equipo iteraba sin contexto suficiente.
Intervención planteada
Rediseño completo del workspace con vistas por rol (creativo, project manager, fundador), automatización de status updates semanales con Make, sesión de formación práctica al equipo. Cero plantillas, todo construido contra el proceso real del estudio.
Resultado estimado
70% menos preguntas al fundador en 6 semanas. El equipo consulta Notion antes de preguntar, y el fundador pudo desconectar dos semanas completas en agosto por primera vez en tres años.
Casos del sector
Lo que hemos construido en empresas como la tuya.
ExpertPericial
Automatización de gestión de encargos periciales con Make y IA
+40
encargos al día automatizados
Megavatios
CRM avanzado en Notion para optimizar la gestión integral del negocio de energía
5+
sistemas integrados en un único CRM
Jarapa Home
Sistema de operaciones escalable para empresa distribuida de Amazon FBA
Primer paso
Hablamos sin compromiso.
Una conversación de 20 minutos para entender el contexto del negocio, compartir lo que vemos y valorar juntos si tiene sentido colaborar. Sin presentación comercial, sin venta dura.
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