Síntoma · 01
Buscar información entre archivos y conversaciones
En 2012, McKinsey Global Institute estimó que un profesional cuyo trabajo requiere colaboración y criterio propio dedicaba casi un quinto de su semana a buscar y recopilar información.
Proyectos, tareas y documentación en un sistema compartido.
Diseñamos espacios de trabajo con información conectada, vistas por rol y paneles de seguimiento. Para equipos que necesitan coordinar proyectos, documentar procesos y dar visibilidad a responsables y dirección: partimos de cómo trabajan hoy y adaptamos la herramienta a esa operativa.
Cuéntanos tu proyecto →
o escríbenos a info@theoptimalflow.com
Empezamos con unas preguntas para entender tu contexto y proponerte el siguiente paso
- Sistema compartido
- Proyectos
- Tareas
- Documentación
- Vistas por rol
- Seguimiento
- Proyectos — Sistema compartido
- Tareas — Sistema compartido
- Documentación — Sistema compartido
- Sistema compartido — Vistas por rol
- Sistema compartido — Seguimiento
5–7
herramientas reemplazadas por un sistema único
Estimación propia orientativa basada en resultados medidos; varía según el proyecto.
−40%
tiempo del equipo en tareas administrativas
Estimación propia orientativa basada en resultados medidos; varía según el proyecto.
4–8 sem
del diagnóstico al primer sistema en producción
Plazo orientativo estimado a partir de resultados propios medidos; depende del alcance y las integraciones.
El problema
Procesos en la cabeza de la gente, no en sistemas.
Los síntomas cambian de empresa a empresa, pero los patrones se repiten. Esto es lo que encontramos al entrar en organizaciones cuyo «sistema» son hojas de Excel, mil herramientas inconexas y un Slack lleno de FYIs.
Síntoma · 02
Herramientas separadas, información desconectada
Cuando CRM, ERP, gestión de proyectos y soporte no comparten datos, el equipo necesita trasladar información de una herramienta a otra.
Síntoma · 03
Funciones disponibles que el equipo no utiliza
Cuando una herramienta no encaja con el proceso, pueden aparecer hojas de cálculo y documentos paralelos para cubrir lo que falta.
Síntoma · 04
Definimos el alcance y las integraciones antes de elegir sistema.
Así podemos valorar si conviene configurar una plataforma, desarrollar capacidades propias o integrar el ERP existente.
Los plazos de Notion, Airtable, ClickUp o un ERP dependen del alcance, las integraciones y la migración de datos.
Cómo ayudamos
Tres formas de poner orden donde no lo hay.
El stack
Las cuatro plataformas con las que mejor trabajamos.
No vendemos una herramienta concreta, diseñamos el sistema con la que mejor encaja para cada caso.
El proceso.
Hemos trabajado con más de 200 clientes. Cada etapa tiene entregables antes de pasar a la siguiente y se desarrolla en colaboración con el equipo interno.
01→
Diagnóstico
Auditamos los procesos existentes y el stack actual. Mapeamos cuellos de botella y oportunidades de optimización para definir prioridades y reducir riesgos en las siguientes fases.
02→
Planificación
Definimos arquitectura objetivo, plan de implantación, roles y métricas antes de bajar al barro.
03→
Construcción
Ejecutamos por iteraciones cortas con tu equipo. Creamos, adaptamos e integramos con las herramientas existentes.
04→
Despliegue
Iniciamos con un testeo y expandimos tras validar. Formamos a tu equipo para que la adopción sea natural.
05✓
Acompañamiento
Medimos y escuchamos feedback en todo momento para hacer vuestro el resultado.
Casos de clientes
Sistemas que hemos construido para clientes.
Real Estate
The Concrete Home
Sistema escalable de gestión de proyectos y coordinación para empresa de viviendas prefabricadas
Servicios
Yango
Implementación de Notion como plataforma centralizada para el departamento de Asuntos Públicos de Yango
Healthcare
Grupo Mexlab
Sistema centralizado en Notion para coordinación de múltiples empresas y proyectos
+3 empresas
coordinadas en un único workspace
Por qué nosotros
No somos una consultora más.
Enfoque integral
Identificamos cada proceso como parte de un todo. Actuamos como catalizadores de cambio que combinan innovación, diversidad y honestidad radical para generar soluciones reales que se alinean con los objetivos de nuestros clientes.
Optimización por bandera
Creemos en la capacidad de convertir la complejidad en sistemas intuitivos, donde cada engranaje funciona de manera natural, maximizando el tiempo, los recursos y la creatividad de quienes los utilizan.
Partners, no clientes
Co-creamos con el equipo interno para generar soluciones adaptadas que prioricen el impacto a largo plazo sobre las ganancias inmediatas.
Hablemos de ti.
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