Operaciones que aguantan cuando el equipo pasa de 100 a 1.000.
Trabajamos con operaciones, tecnología y otros departamentos de empresas en crecimiento para alinear personas, procesos y herramientas sin frenar el ritmo del negocio.
En tres cifras
−83%
tiempo de onboarding tras profesionalizar la arquitectura interna (caso real: 6 sem → 10 días)
6–12 sem
del diagnóstico inicial al sistema operativo en producción con tu equipo
+30%
capacidad de equipo recuperada al eliminar redundancias entre departamentos (referencia: McKinsey)
Lo que escuchamos en discovery calls
¿Te resulta familiar?
Los procesos críticos viven en la cabeza de tres personas. Si una se va, paralizamos.
Cada departamento usa sus herramientas y nadie tiene la foto completa del negocio.
Hacer el onboarding a un nuevo empleado tarda seis semanas y depende de quién haga el handover.
El CEO y el COO se han convertido en cuellos de botella sin darse cuenta.
Cómo te ayudamos
Cuatro frentes donde se gana coordinación.
Entre 100 y 1.000 personas, los sistemas informales dejan de escalar.
El proceso.
Una secuencia probada en más de 200 empresas. Cada etapa tiene entregables antes de pasar a la siguiente y es desarrollada en colaboración con el equipo interno.
Diagnóstico
Auditamos los procesos existentes y el stack actual. Mapeamos cuellos de botella y oportunidades de optimización para garantizar el éxito de las siguientes fases.
Planificación
Definimos arquitectura objetivo, plan de implantación, roles y métricas antes de bajar al barro.
Construcción
Ejecutamos por iteraciones cortas con tu equipo. Creamos, adaptamos e integramos con las herramientas existentes.
Despliegue
Iniciamos con un testeo y expandimos tras validar. Formamos a tu equipo para que la adopción sea natural.
Acompañamiento
Medimos y escuchamos feedback en todo momento para hacer vuestro el resultado.
Caso tipo
Cómo se ve un proyecto Mid-Market de verdad.
El cliente
Agencia digital
Tamaño · 280 personas
Crecimiento · +210% headcount en 18 meses
−83%
tiempo medio de onboarding
8
embajadores internos formados como red de mantenimiento
120+
procesos críticos documentados y vivos en el sistema
El reto
Tras pasar de 90 a 280 personas en 18 meses, la operación se sostenía con post-its, hilos de Slack y conocimiento tácito en la cabeza de seis personas clave. El COO recién entrado no tenía documentación a la que agarrarse, y cada nueva oficina internacional se montaba desde cero replicando los mismos errores.
La solución
Auditoría operativa de 3 semanas con entrevistas a líderes de cada área, diseño de un workspace Notion con 6 áreas conectadas (Delivery, Ventas, People, Finance, Marketing, Producción), integración con el HRIS y el CRM, y formación de 8 «embajadores internos» para garantizar mantenimiento descentralizado tras la entrega.
El resultado
Tiempo medio de onboarding reducido de 6 semanas a 10 días en todas las oficinas. Cuatro aperturas internacionales clonaron el workspace en menos de un mes cada una sin tocar la versión inicial. La dependencia operativa del fundador bajó a dos horas semanales de revisión estratégica.
Casos del sector
Lo que hemos construido en empresas de tu tamaño.
The Concrete Home
Sistema escalable de gestión de proyectos y coordinación para empresa de viviendas prefabricadas
Grupo Mexlab
+3 empresas
coordinadas en un único workspace
Sistema centralizado en Notion para coordinación de múltiples empresas y proyectos
Primer paso
Hablamos sin compromiso.
Una conversación para entender el contexto operativo del negocio, identificar los puntos ciegos más urgentes y valorar juntos si tiene sentido colaborar.
o escríbenos a info@theoptimalflow.com
Preguntas frecuentes
Arranca con una conversación inicial para entender el contexto operativo del negocio y los puntos ciegos más urgentes. Si tiene sentido seguir, te enviamos una propuesta con alcance, fases, dedicación del equipo y precio cerrado antes de firmar nada.
Sí. No vendemos una herramienta concreta, diseñamos el sistema con el stack que mejor encaja a cada caso, partiendo de lo que tu equipo ya domina. La herramienta es consecuencia del diagnóstico, no un requisito previo.
Trabajamos con tu equipo, nunca en lugar de él. Identificamos «leads» internos por área que se forman durante el proyecto y se quedan manteniendo el sistema cuando salimos. El objetivo es la autonomía operativa del cliente, no perpetuar la dependencia.
Definimos métricas medibles antes de empezar (tiempo de onboarding, errores eliminados, dependencias rotas, capacidad recuperada) y revisamos cada fase contra ellas. Si una iteración no las alcanza, ajustamos la siguiente sin coste adicional.
El equipo combina perfiles junior, senior y manager según las fases del proyecto. En la propuesta inicial detallamos la dedicación de cada rol por fase, para que sepas exactamente quién hace qué y cuánto tiempo está asignado.