Notion

Cuatro planes per-user-per-month: Free (uso individual), Plus (10 USD), Business (18 USD), Enterprise (precio negociado, típicamente 25-35 USD). Notion AI add-on: +8 USD/usuario. Para empresas 50+ personas, Business es el sweet spot, incluye SAML SSO, audit logs y advanced permissions. Enterprise solo cuando necesites SOC2 Type II contractual, data residency en EU, o customer success manager dedicado. Cálculo real de coste: 50 personas × Business × 12 meses = ~10.800 USD/año en licencias. La implantación inicial (4-8 sem) suele costar 2-5× esa cifra el primer año; recurrente baja a casi nada.

Sí, pero requiere governance desde el diseño, no es un workspace que escale "naturalmente" del uso individual al colectivo. Lo que rompe Notion en empresas grandes no es la herramienta: es la falta de taxonomy (¿dónde vive cada tipo de información?), la ausencia de propiedades obligatorias en bases de datos (status, owner, fecha), y permisos demasiado abiertos donde cualquiera crea pages sueltas. Empresas como Adobe, Toyota o Figma operan con Notion en miles de empleados, porque diseñaron el sistema con esas tres restricciones desde el día uno. Si tu Notion ya está caótico a 50 personas, no es Notion: es el sistema.

4-12 semanas según volumen y rediseño. Lo lento no es la migración técnica. Notion tiene importers para Confluence, Google Docs, Word, Markdown, sino la decisión de qué se replantea. Migración bruta (mismo árbol, distinto wrapper): 1-2 semanas, valor bajo. Migración con rediseño (nueva taxonomy, databases en lugar de pages, propiedades obligatorias): 6-12 semanas, valor real. Empresas que solo migran "lift-and-shift" suelen volver a tener el mismo caos en 6 meses. El trabajo de verdad: decidir qué se queda como wiki, qué se convierte en database, qué desaparece. Ese es el 80% del tiempo.

Cuatro cosas no negociables. (1) Taxonomy clara: workspace > teamspace > database, con reglas explícitas de qué vive dónde. (2) Templates por tipo de contenido (proyecto, reunión, doc técnico, propuesta) que el equipo usa por defecto. (3) Governance de permisos: por defecto editor solo en su teamspace, lectura en el resto, no compartir links públicos por defecto. (4) Onboarding obligatorio del equipo: sin entrenamiento, cada persona reinventa cómo usa Notion y a los 6 meses tienes 50 estructuras paralelas. Sin estas cuatro, cualquier workspace decae a entropía aceleradamente.

Sí, las tres con métodos distintos. HubSpot: vía Make o n8n (no hay integración nativa robusta), sincronización bidireccional contactos/deals ↔ databases de Notion. Stripe: vía API + automatización custom, pagos crean filas en una database de "Subscripciones" o "Facturas". Slack: integración nativa de Notion + webhooks bidireccionales, comentar una page notifica un canal; un mensaje crea una tarea. Lo que NO es trivial: mantener data consistency cuando las tres se actualizan en paralelo. La mejor práctica B2B: definir Notion como source of truth para X tipos de datos, HubSpot para Y, Stripe para Z, sin solaparse.

Tres prácticas operativas. (1) Database-first en lugar de page-first: nuevos tipos de contenido (clientes, proyectos, decisiones, reuniones) viven en una database con propiedades, no como pages sueltas. (2) Propiedades obligatorias: cada database define status, owner, tipo, fecha, sin estos campos no se puede crear la fila. (3) Revisión trimestral de archivos huérfanos: una persona dedica 2 horas por trimestre a archivar lo que ya no se usa y a corregir taxonomy drift. Sin ninguna de las tres, cualquier workspace Notion decae a entropía aceleradamente, independientemente del tamaño del equipo.