Trabajo en equipo en ClickUp
Aprende a organizar y actualizar el trabajo en ClickUp, encontrar la información relevante y coordinarte con el equipo mediante tareas, vistas y acuerdos comunes.
Encuentra tu punto de partida
Encaja cuando necesitáis una forma común de encontrar tareas, actualizar el trabajo y dejar contexto a otros en ClickUp.
Quizá encaje mejor
Administración de workspaces de ClickUpSi os corresponde diseñar jerarquías, estados, campos y accesos, elegid administración del workspace.- Duración y sesiones
- 8 horas en directo · 4 sesiones de 2 h.
- Tamaño del grupo
- Hasta 12 participantes por formador como referencia, ajustable según la práctica y el feedback.
Qué aprenderás
- 01
Crear y actualizar tareas con contexto, responsables y fechas comprensibles.
- 02
Utilizar vistas y filtros para encontrar y organizar el trabajo propio y compartido.
- 03
Dejar documentación útil y comunicar avances o entregas dentro del flujo acordado por el equipo.
Una propuesta de trabajo
Seguiréis la preparación de una entrega mensual para un cliente ficticio: localizar sus solicitudes, actualizar una tarea y pasar el trabajo a revisión. El espacio y los estados estarán preparados. Practicaréis cómo ver las mismas tareas desde distintos puntos de vista y cómo dejar la información necesaria para que un compañero continúe sin crear otra copia.
Adaptamos la selección y la profundidad de los módulos al punto de partida y los objetivos del grupo.
01Navegar por el workspace
Jerarquía, tareas y vistas para entender dónde se organiza cada tipo de trabajo.
Trabajarás en
- Recorrer el espacio de práctica y distinguir el espacio, las carpetas si existen, las listas y las tareas del proceso.
- Localizar la entrega del periodo correcto y abrir la documentación enlazada desde su tarea.
- Reconocer que las vistas Lista y Tablero presentan las mismas tareas con otra organización.
- Práctica
- Encontrar la lista de entregas del cliente ficticio y recuperar la tarea del mes actual desde dos vistas, comprobando que se trata de la misma tarea.
- Cómo lo comprobarás
- El participante localiza la tarea correcta, identifica su lista y encuentra la referencia sin duplicar el trabajo.
02Preparar y seguir tareas
Estados, responsables, fechas y filtros aplicados a vuestro proceso.
Trabajarás en
- Completar una tarea con responsable, fecha, descripción y criterio de entrega en los campos disponibles.
- Actualizar su estado según el trabajo real y encontrar tareas por responsable, fecha o estado mediante filtros.
- Revisar el periodo de cada entrega recurrente para distinguir una nueva edición de la tarea que sigue pendiente.
- Práctica
- Preparar la entrega mensual, asignar su revisión y localizarla mediante un filtro; comparar sus fechas y periodo con los de la entrega anterior.
- Cómo lo comprobarás
- Una tarea del periodo correcto con datos coherentes y un filtro que permite recuperarla, sin presentar como nueva una entrega antigua.
03Coordinarse sin duplicar
Comentarios, documentos y acuerdos para actualizar información y comunicar bloqueos.
Trabajarás en
- Enlazar las instrucciones compartidas y registrar cambios en la tarea, evitando documentación contradictoria.
- Escribir un comentario de relevo con lo realizado, lo pendiente y quién debe continuar; comprobar que puede acceder.
- Resolver una devolución de revisión y cerrar la tarea solo cuando el resultado cumpla el criterio acordado.
- Práctica
- Pasar la entrega a otro participante, que detectará un dato pendiente en el borrador; registrar la corrección y repetir la revisión.
- Cómo lo comprobarás
- Un relevo con una referencia compartida y una revisión trazable; la tarea sigue abierta mientras el dato necesario no está comprobado.
Una entrega mensual que alguien puede continuar
Ejemplo docente
Práctica propuesta: organizar las solicitudes recurrentes de un área en una lista preparada, actualizar sus tareas y documentar la entrega de una de ellas a un compañero. El ejercicio y los acuerdos se concretan según el nivel y el trabajo del grupo.
Caso ficticio de aula. Un equipo prepara el informe mensual del cliente Faro. La lista de práctica contiene las tareas de dos periodos y las instrucciones compartidas. Ana prepara el borrador y Diego revisa los datos antes de la entrega.
- Punto de partida
- La tarea «Informe cliente» no indica el mes ni quién revisa. Hay un enlace a una copia antigua de las instrucciones y un dato del borrador sigue pendiente.
- Primera propuesta
- El primer intento crea una tarea nueva para pedir la revisión, dejando la original marcada como terminada. Las dos tareas separan el comentario de revisión del borrador y el dato pendiente queda oculto.
- Qué revisamos
- El docente pide volver a la tarea del periodo actual, mantenerla en revisión, enlazar las instrucciones compartidas y registrar el dato pendiente en el relevo a Diego. El filtro debe incluir el estado de revisión para no perderla de vista.
- Resultado
- La tarea identifica el periodo, conserva el borrador y su conversación y señala a Diego como responsable de la revisión. El dato pendiente sigue visible; la entrega se cierra después de comprobarlo, sin crear otra tarea para la misma revisión.
Una tarea, del borrador a la entrega
Preparar
Informe de octubre
Ana · borrador e instrucciones enlazados
Revisar
Comprobar dato pendiente
Diego · mantener abierta la revisión
Cerrar
Entrega comprobada
Cerrar cuando se cumpla el criterio acordado
Representación didáctica de un caso ficticio; no es una captura de ClickUp.
Antes de darlo por terminado
- La tarea corresponde al periodo actual y se encuentra con el filtro del ejercicio.
- Las instrucciones compartidas, el borrador y el comentario se localizan desde la misma tarea.
- Diego puede abrir la información y sabe qué dato revisar antes de cerrar.
Cuatro sesiones para llevarlo a la práctica.
Edición de referencia · 8 h en directo
Edición de referencia: 8 horas en directo, repartidas en 4 sesiones de 2 horas. La práctica y la revisión se realizan durante las sesiones en un espacio preparado, con funciones ajustadas al plan y a los permisos disponibles. Cualquier preparación o trabajo adicional se acuerda antes de empezar.
- Sesión 12 h
Encontrar el trabajo del periodo correcto
Recorrer la estructura preparada y usar Lista y Tablero para localizar una entrega y sus instrucciones.
Al terminarUna tarea identificada con su periodo y referencia compartida.
- Sesión 22 h
Actualizar y recuperar tareas
Practicar responsables, fechas y estados; usar filtros para preparar el seguimiento de la entrega mensual.
Al terminarUna tarea actualizada que el participante sabe recuperar.
- Sesión 32 h
Documentar y entregar a revisión
Enlazar instrucciones, escribir un relevo útil y comprobar que otra persona puede continuar el trabajo.
Al terminarUna entrega pendiente de revisión con contexto y responsable.
- Sesión 42 h
Corregir y cerrar el caso
Simular una devolución, corregir el borrador y comprobar el criterio de entrega antes de cerrar la tarea.
Al terminarUna revisión trazable y acuerdos de uso aplicables al siguiente periodo.
Si vuestro equipo necesita ir más allá
- Diseñar jerarquías, permisos, estados para varios equipos, plantillas o automatizaciones se trabaja en Administración de ClickUp y necesita otro alcance.
- Configurar recurrencias automáticas, integrar aplicaciones o migrar proyectos reales requiere acordar sus reglas y permisos; esta edición practica el seguimiento de entregas ya preparadas.
Aprender con alguien que diseña sistemas de trabajo.
Guillermo Mascaraque Piña
Consultor de sistemas de trabajo
Más de dos años de experiencia diseñando sistemas para empresas de todas las industrias y tamaños.
Guillermo es el docente previsto para este programa. Las fechas, el idioma y su disponibilidad se confirman al acordar la edición.
Con guía, práctica y acompañamiento.
Cada edición incluye materiales de trabajo, feedback sobre la práctica y evaluación según los objetivos acordados.
Materiales que podéis conservar
Guía, ejercicios y criterios de revisión descargables y versionados, para uso interno.
Para preparar y cerrar la edición
Recomendación breve, kit editable de comunicación e informe de aprendizaje del grupo.
Diploma propio de TOF
De aprovechamiento, al superar la evaluación acordada. No es una certificación del fabricante.
Un mes de soporte por correo
Sobre lo trabajado en clase, hasta dos horas acumuladas para todo el grupo.
La práctica la realiza tu equipo. Los servicios de implantación se acuerdan aparte. Ver el alcance →
ClickUp Solutions Partner
Nuestra experiencia como ClickUp Solutions Partner ayuda a poner en contexto la organización de espacios, proyectos y procesos de trabajo.
Nuestro perfil como partner ↗El partnership corresponde a The Optimal Flow. El diploma de Learn es propio de TOF y no es una certificación del fabricante.