Administración de CRM
Aprende a modelar vuestro proceso comercial, cuidar la calidad de los datos y establecer criterios de acceso y mantenimiento. Aplicamos estos principios al CRM que use vuestro equipo.
Encuentra tu punto de partida
Encaja cuando ya utilizáis un CRM y necesitáis traducir el proceso comercial en una estructura de datos y acuerdos de mantenimiento, sin cambiar de producto para la formación.
- Duración y sesiones
- 12 horas en directo · 6 sesiones de 2 h.
- Tamaño del grupo
- Hasta 12 participantes por formador como referencia, ajustable según la práctica y el feedback.
Qué aprenderás
- 01
Diseñar registros, atributos, listas o etapas y campos que respondan al proceso comercial de la herramienta elegida.
- 02
Definir criterios de calidad y revisar datos incompletos o inconsistentes en un conjunto de prueba.
- 03
Acordar responsables, revisar accesos y documentar convenciones y una rutina de administración.
Una propuesta de trabajo
Trabajaréis en el CRM que elijáis para vuestra edición, con un proceso comercial B2B y datos ficticios. Configuraréis la estructura disponible, revisaréis registros y probaréis el acceso desde dos perfiles. El resultado será un sistema de aula que el equipo pueda explicar y mantener, con sus límites documentados y sin confundir una vista filtrada con un permiso.
Adaptamos la selección y la profundidad de los módulos al punto de partida y los objetivos del grupo.
01Modelar el proceso comercial
Objetos, relaciones, etapas y campos según la herramienta de CRM acordada.
Trabajarás en
- Traducir el proceso B2B en los tipos de registro, relaciones y etapas que admite el CRM elegido.
- Definir un diccionario breve de campos: para qué sirve cada dato, su formato, quién lo actualiza y qué exige avanzar.
- Configurar la estructura acordada y relacionar empresa, persona y oportunidad con las funciones disponibles.
- Práctica
- Preparar un proceso de cualificación y propuesta con dos oportunidades ficticias, sus contactos y criterios observables para cambiar de etapa.
- Cómo lo comprobarás
- Una estructura que otra persona puede recorrer y un diccionario que distingue el dato comercial de su representación en el CRM.
02Cuidar los datos
Criterios de entrada, duplicados, información necesaria y revisión de registros.
Trabajarás en
- Definir qué información necesita cada etapa y comprobar cómo se revisa; usar validaciones nativas solo si el producto y el plan las permiten.
- Comparar posibles duplicados por identificadores y contexto, sin asumir que dos nombres iguales son la misma persona o empresa.
- Corregir datos de aula incompletos y comprobar las relaciones y referencias antes de consolidar registros cuando sea posible.
- Práctica
- Comparar la ficha de un contacto con una copia de una lista previa de aula y revisar una oportunidad sin próxima acción; decidir qué conservar, completar el seguimiento y comprobar las referencias.
- Cómo lo comprobarás
- Un registro de decisiones de calidad que explica qué se corrigió y por qué; no se fusionan datos por apariencia ni se pierde el contexto comercial.
03Administrar con acuerdos
Roles, permisos, cambios de configuración y preguntas de seguimiento comercial.
Trabajarás en
- Acordar una matriz de acceso y probar qué pueden consultar, editar y configurar dos perfiles reales de prueba, distinguiendo permisos de filtros.
- Preparar una vista o informe disponible que separe oportunidades abiertas y ganadas, con periodo y criterios explícitos.
- Documentar responsables de los datos y la configuración, revisión periódica y cómo proponer y comprobar un cambio.
- Práctica
- Contrastar la matriz con dos perfiles, revisar una propuesta todavía abierta y una venta confirmada y entregar una guía breve de administración.
- Cómo lo comprobarás
- Accesos comprobados con sus límites, un seguimiento que no cuenta todo registro como venta y acuerdos claros para mantener y cambiar el sistema.
El filtro ordena el trabajo; los permisos controlan el acceso
Ejemplo docente
Práctica propuesta: configurar un proceso de ejemplo en el CRM que elijáis para la edición, con registros, relaciones, etapas y campos adaptados a sus funciones. Comprobamos datos y accesos en un entorno de prueba y cerramos con una guía breve de mantenimiento; el producto, el plan y el alcance se validan previamente.
Caso ficticio de aula. Un equipo B2B comparte el CRM elegido para la edición. La propuesta a Brisa Demo sigue abierta y espera una respuesta; otra oportunidad, de Linde Demo, tiene aceptación confirmada en los datos de práctica. Hay una ficha de Ana Rivas en el CRM y una copia en una lista previa de aula, todavía sin importar, que podría corresponder a ella. Usamos perfiles separados de administración y trabajo comercial.
- Punto de partida
- Cada persona usa campos y nombres de etapa distintos. Un posible contacto duplicado y una propuesta sin próximo paso dificultan el seguimiento; no está claro quién puede cambiar la configuración.
- Primera propuesta
- La primera configuración crea una vista de «mis oportunidades» y la toma como una restricción de acceso. El seguimiento cuenta registros sin distinguir contactos, oportunidades abiertas y ventas ganadas, mientras la propuesta a Brisa queda sin responsable de la siguiente acción.
- Qué revisamos
- El docente pide definir entidades y criterios, comparar la ficha existente con la copia previa y completar responsable y próximo paso de la propuesta. El grupo prueba el acceso real con ambos perfiles, también fuera de la vista filtrada, y contrasta el seguimiento con el estado y la evidencia de cada oportunidad.
- Resultado
- El proceso comparte campos y criterios, la propuesta a Brisa conserva su estado abierto y su seguimiento queda asignado. La revisión reconoce una oportunidad abierta y otra ganada. La comparación del contacto deja una decisión sobre qué actualizar, conservar o consolidar, según las funciones verificadas. La matriz registra el acceso efectivo de cada perfil y los límites pendientes.
Un proceso, tres comprobaciones compartidas
Proceso
Relacionar los registros
Empresa, contacto y oportunidad
Acordar las etapas
Criterio de avance y dato necesario
Calidad
Contrastar la copia previa
Identidad, valores y referencias
Completar el seguimiento
Brisa · responsable y próximo paso
Administración
Probar los dos perfiles
Acceso efectivo, fuera del filtro
Contrastar el resultado
Una abierta y una ganada
Representación didáctica de un caso ficticio; no es una captura de un CRM ni presupone funciones idénticas entre productos.
Antes de darlo por terminado
- Empresa, contacto y oportunidad conservan su relación; las decisiones sobre duplicados quedan justificadas y sus referencias comprobadas.
- Los dos perfiles se prueban sobre los mismos registros y acciones; ocultar un dato con un filtro no se presenta como una restricción de acceso.
- El seguimiento distingue una oportunidad abierta de una ganada y documenta periodo, criterios y responsable de la actualización.
Sesiones para llevarlo a la práctica.
Edición de referencia · 12 h en directo
Edición de referencia: 12 horas en directo, repartidas en 6 sesiones de 2 horas. Se trabaja sobre un CRM elegido por vosotros, con alcance y viabilidad confirmados previamente. La práctica usa datos ficticios y un entorno preparado; las tareas se adaptan a las funciones disponibles.
- Sesión 12 h
Elegir la representación del proceso
Recorrer el proceso B2B y relacionarlo con los tipos de registro, etapas y relaciones disponibles en vuestro CRM.
Al terminarUn modelo acordado para el proceso de aula y sus límites.
- Sesión 22 h
Configurar campos y criterios compartidos
Crear o ajustar los campos de práctica, documentar su significado y configurar los criterios de avance del proceso.
Al terminarUna estructura configurada y un diccionario de datos que el equipo puede seguir.
- Sesión 32 h
Revisar datos incompletos y duplicados
Comparar registros, revisar identificadores y relaciones y decidir qué corregir o consolidar en el entorno de aula.
Al terminarUn conjunto de prueba revisado y decisiones de calidad documentadas.
- Sesión 42 h
Probar los accesos
Preparar la matriz y comprobar consultas, edición y configuración con dos perfiles, incluyendo acceso directo a registros.
Al terminarUna matriz contrastada que muestra permisos efectivos y restricciones no disponibles.
- Sesión 52 h
Preparar un seguimiento fiable
Definir la pregunta comercial, el periodo y los criterios; contrastar una vista o informe con las oportunidades originales.
Al terminarUn seguimiento que distingue actividad, oportunidad abierta y resultado ganado.
- Sesión 62 h
Acordar cómo administrar y cambiar
Revisar el conjunto con feedback, definir responsables y probar un cambio pequeño con su registro y comprobaciones.
Al terminarUna guía de administración con rutina, responsables y procedimiento de cambios.
Si vuestro equipo necesita ir más allá
- Migrar datos reales, consolidar grandes volúmenes o reconfigurar el CRM de producción requiere un alcance separado.
- Comparar o enseñar varios CRM, crear integraciones y automatizaciones o implantar gobierno corporativo completo se acuerda como ampliación.
Aprender con alguien que diseña procesos comerciales y CRM.
Juan Pedro Belmonte
Consultor de GTM
Más de cuatro años de experiencia desarrollando estrategias comerciales, CRM y leadgen. Ha trabajado con empresas de todos los tamaños e industrias.
Juan Pedro es el docente previsto para este programa. Las fechas, el idioma y su disponibilidad se confirman al acordar la edición.
Con guía, práctica y acompañamiento.
Cada edición incluye materiales de trabajo, feedback sobre la práctica y evaluación según los objetivos acordados.
Materiales que podéis conservar
Guía, ejercicios y criterios de revisión descargables y versionados, para uso interno.
Para preparar y cerrar la edición
Recomendación breve, kit editable de comunicación e informe de aprendizaje del grupo.
Diploma propio de TOF
De aprovechamiento, al superar la evaluación acordada. No es una certificación del fabricante.
Un mes de soporte por correo
Sobre lo trabajado en clase, hasta dos horas acumuladas para todo el grupo.
La práctica la realiza tu equipo. Los servicios de implantación se acuerdan aparte. Ver el alcance →
