Crea automatizaciones con Zapier
Aprende a conectar tareas entre aplicaciones con Zapier, transformar datos y probar un flujo que responda a una necesidad concreta del equipo.
Encuentra tu punto de partida
Encaja cuando queréis conectar tareas entre aplicaciones con Zapier y entender qué datos pasan por cada paso del Zap.
- Duración y sesiones
- 8 horas en directo · 4 sesiones de 2 h.
- Tamaño del grupo
- Hasta 12 participantes por formador como referencia, ajustable según la práctica y el feedback.
Qué aprenderás
- 01
Definir el disparador y las acciones de un Zap para un proceso elegido.
- 02
Relacionar campos entre aplicaciones y comprobar que llegan al destino esperado.
- 03
Consultar una ejecución y distinguir datos incorrectos, duplicados y fallos del recorrido.
Una propuesta de trabajo
Llevaréis las peticiones de materiales de una hoja de Google Sheets a tareas de Asana. Aprenderéis a definir cuándo empieza el Zap, preparar el título con Formatter y detener una entrada incompleta antes de crear la tarea. Después revisaréis sus campos, el historial y qué puede ocurrir al repetir una petición.
Adaptamos la selección y la profundidad de los módulos al punto de partida y los objetivos del grupo.
01Pensar el proceso
Disparadores, acciones y datos necesarios para convertir una tarea repetida en un flujo.
Trabajarás en
- Delimitar la petición y distinguir una fila nueva de un cambio en una fila existente.
- Identificar los datos de origen, el destino de aula y la persona que recibirá la tarea.
- Conectar las cuentas autorizadas y cargar una fila de muestra para comprobar sus campos.
- Práctica
- Preparar una hoja de peticiones con identificador, título, fecha solicitada y contexto; seleccionar el disparador de fila nueva y el destino de Asana.
- Cómo lo comprobarás
- Un recorrido que el participante explica desde la fila de origen hasta la tarea, con sus cuentas y campos identificados.
02Construir el Zap
Conexiones, mapeo de campos y pasos de transformación o filtrado disponibles.
Trabajarás en
- Quitar los espacios iniciales y finales del título mediante Formatter y mapear su resultado al nombre de la tarea.
- Añadir un filtro que exija identificador, título preparado y fecha solicitada antes de continuar.
- Crear la tarea en el destino acordado, conservando identificador, fecha y contexto en su descripción y comprobando su responsable.
- Práctica
- Comparar una fila completa con otra sin fecha; comprobar la tarea creada y el paso donde se detiene la entrada incompleta.
- Cómo lo comprobarás
- Una tarea con el título preparado y datos trazables, y una entrada detenida por la condición prevista; pasar el filtro no valida por sí solo el destino.
03Probar y revisar
Casos de prueba, historial disponible y criterios para revisar errores o resultados inesperados.
Trabajarás en
- Leer los datos recibidos y enviados por cada paso y distinguir una entrada filtrada de una acción con error.
- Contrastar el identificador de la petición con el de la tarea antes de repetir una prueba o revisar una posible duplicación.
- Corregir un mapeo y repetir el caso con una fila nueva y un identificador de prueba distinto, dejando anotado el resultado.
- Práctica
- Localizar un título fijo que se ha copiado a dos tareas, sustituirlo por el campo preparado y comprobar una nueva fila; registrar cómo revisar peticiones repetidas antes de reintentar.
- Cómo lo comprobarás
- Un registro de entrada, resultado esperado, resultado observado y corrección, que separa repetir un evento de registrar de nuevo la misma petición.
De una petición en Sheets a una tarea en Asana
Ejemplo docente
Práctica propuesta: trasladar un registro entre aplicaciones de prueba, comprobar sus campos en el destino y revisar una ejecución con información incompleta. Preparamos instrucciones para comprobar errores o duplicados; el caso se ajusta a las cuentas y funciones disponibles.
Caso ficticio de aula. Marketing recoge peticiones de materiales en una hoja de Google Sheets. La petición PET-014 pide preparar la cabecera de una newsletter; Marina recibe la tarea en un espacio de Asana autorizado para la práctica.
- Punto de partida
- El equipo copia el título, la fecha solicitada y el contexto a mano. Algunas filas no indican para cuándo se necesita el material y cada tarea acaba con un formato distinto.
- Primera propuesta
- La primera versión crea la tarea con un título fijo y sin comprobar si la fecha está presente. Una nueva petición puede quedar con el nombre de la anterior y sin la información necesaria para revisarla.
- Qué revisamos
- El docente pide usar el título preparado por Formatter y exigir los tres datos acordados. Después se abre la tarea para contrastar nombre, descripción y responsable: superar el filtro solo confirma sus condiciones. Antes de repetir, se revisan el historial y los identificadores.
- Resultado
- La fila completa crea una tarea con el título preparado y conserva PET-014, fecha solicitada y contexto en la descripción. La fila sin fecha se detiene antes de Asana. No se configura un vencimiento ni una protección automática frente a peticiones duplicadas.
El Zap que construiremos
- Google Sheets
Fila nueva
Una petición añadida al final de la hoja inicia el Zap.
- Formatter
Preparar el título
Quitar espacios iniciales y finales antes de mapearlo.
- Filter
Datos presentes
Continuar si hay identificador, título y fecha solicitada.
- Asana
Crear una tarea
Enviar el título y conservar el contexto en la descripción.
Representación docente de un caso ficticio. Seguimos la fila, el título preparado, las condiciones y la tarea; no ejecuta ni conecta aplicaciones.
Qué ocurre con cada entrada
Petición completa
- Identificador
- PET-014
- Título recibido
- Preparar cabecera de newsletter
- Fecha solicitada
- 2026-11-05
Resultado esperado: tarea «Preparar cabecera de newsletter», con PET-014 y 2026-11-05 en su descripción.
Comprobamos el título preparado, la tarea y su responsable. La fecha se conserva como dato de la petición, no como vencimiento configurado.
Petición sin fecha
- Identificador
- PET-015
- Título recibido
- Preparar cabecera de newsletter
- Fecha solicitada
- Vacía
Resultado esperado: el filtro detiene la entrada antes de crear la tarea.
Revisamos el dato que falta. La nueva prueba usa otra fila con un identificador de aula distinto; editar esta fila no garantiza que el disparador vuelva a ejecutarse.
Antes de darlo por terminado
- El nombre procede del título preparado y la descripción conserva el identificador, la fecha solicitada y el contexto.
- La fila sin fecha se detiene en el filtro; el historial permite localizar la condición que no cumple.
- Antes de repetir se comprueba si existe una tarea; copiar la petición a otra fila puede crear otra.
Cuatro sesiones para llevarlo a la práctica.
Edición de referencia · 8 h en directo
Edición de referencia: 8 horas en directo, repartidas en 4 sesiones de 2 horas. La construcción y las pruebas se realizan durante las sesiones con datos ficticios y funciones confirmadas para el entorno. Cualquier preparación o trabajo adicional se acuerda antes de empezar.
- Sesión 12 h
Definir el recorrido entre hoja y tarea
Delimitar el caso, revisar cuentas y permisos y seleccionar la fila nueva de Google Sheets y el destino de Asana.
Al terminarUna fila de muestra con sus campos identificados y un recorrido que se puede explicar.
- Sesión 22 h
Preparar los datos y construir el Zap
Limpiar el título, configurar las condiciones y mapear nombre y descripción con los datos de la petición.
Al terminarUna tarea de aula con título, contexto e identificador comprobados.
- Sesión 32 h
Comparar entradas y revisar el historial
Probar una petición completa y otra sin fecha; revisar cada paso y corregir un mapeo que usa texto fijo.
Al terminarPruebas anotadas que distinguen una entrada filtrada de un fallo o un dato mal enviado.
- Sesión 42 h
Repetir con criterio y dejar instrucciones
Comprobar una fila nueva, revisar el riesgo de peticiones duplicadas y documentar cómo verificar el resultado antes de reintentar.
Al terminarUn Zap de aula revisado y unas instrucciones de comprobación que otra persona puede seguir.
Si vuestro equipo necesita ir más allá
- Añadir búsquedas para gestionar peticiones repetidas, configurar vencimientos o enviar avisos requiere acordar sus reglas, campos y tiempo de práctica.
- Webhooks, código, sincronización entre aplicaciones y puesta en producción requieren otro alcance; esta edición construye y revisa un recorrido introductorio.
Aprender con alguien que desarrolla automatizaciones.
Borja Martínez
Consultor de automatización
Más de dos años de experiencia desarrollando proyectos para empresas de todas las industrias y tamaños.
Borja es el docente previsto para este programa. Las fechas, el idioma y su disponibilidad se confirman al acordar la edición.
Con guía, práctica y acompañamiento.
Cada edición incluye materiales de trabajo, feedback sobre la práctica y evaluación según los objetivos acordados.
Materiales que podéis conservar
Guía, ejercicios y criterios de revisión descargables y versionados, para uso interno.
Para preparar y cerrar la edición
Recomendación breve, kit editable de comunicación e informe de aprendizaje del grupo.
Diploma propio de TOF
De aprovechamiento, al superar la evaluación acordada. No es una certificación del fabricante.
Un mes de soporte por correo
Sobre lo trabajado en clase, hasta dos horas acumuladas para todo el grupo.
La práctica la realiza tu equipo. Los servicios de implantación se acuerdan aparte. Ver el alcance →
Zapier Solution Partner
Como Zapier Solution Partner, aportamos experiencia aplicada en conectar herramientas y revisar automatizaciones.
Nuestro perfil como partner ↗El partnership corresponde a The Optimal Flow. El diploma de Learn es propio de TOF y no es una certificación del fabricante.