Gestión avanzada de proyectos con Asana
Profundiza en la configuración de proyectos y flujos de Asana para coordinar dependencias, homogeneizar información y preparar un seguimiento útil para los responsables.
Encuentra tu punto de partida
Encaja cuando el uso diario de Asana ya está asentado y necesitáis configurar proyectos y revisar el trabajo con criterios compartidos.
Quizá encaje mejor
Onboarding de equipos a AsanaSi el equipo todavía necesita unificar tareas, actualizaciones y comentarios, el onboarding se centra en ese uso cotidiano.- Duración y sesiones
- 8 horas en directo · 4 sesiones de 2 h.
- Tamaño del grupo
- Hasta 12 participantes por formador como referencia, ajustable según la práctica y el feedback.
Qué aprenderás
- 01
Diseñar una estructura de proyecto reutilizable con campos y criterios compartidos.
- 02
Configurar un flujo de seguimiento, probar el recorrido de una tarea y revisar sus dependencias.
- 03
Interpretar avances y bloqueos, detectar información insuficiente y acordar responsables y rutinas de actualización.
Una propuesta de trabajo
Configuraréis un proyecto reutilizable para preparar informes periódicos. Definiréis campos y criterios compartidos, probaréis una regla sencilla y revisaréis una entrega cuando falten datos. El objetivo es que la estructura ayude a decidir qué necesita atención, también cuando un porcentaje de tareas completadas parezca tranquilizador.
Adaptamos la selección y la profundidad de los módulos al punto de partida y los objetivos del grupo.
01Estructurar proyectos repetibles
Campos, plantillas y acuerdos para mantener información comparable entre proyectos.
Trabajarás en
- Elegir campos para comparar las entregas y definir qué significa cada valor, sin duplicar responsable y fecha en otros campos.
- Preparar secciones y tareas de referencia con entregables, instrucciones y criterios de revisión.
- Crear una plantilla con las funciones disponibles y generar un segundo proyecto para comprobar fechas, personas y datos que deben cambiar.
- Práctica
- Crear la estructura de un informe periódico con los campos «Área» y «Estado de revisión» y comprobar una segunda entrega creada desde la plantilla.
- Cómo lo comprobarás
- Dos proyectos comparables, con referencias propias y sin nombres, fechas o datos del primer informe arrastrados por error.
02Coordinar el flujo
Dependencias y reglas disponibles en vuestro plan, con revisión de excepciones.
Trabajarás en
- Enlazar las tareas de recepción de datos, validación y redacción mediante dependencias disponibles en el entorno.
- Configurar una regla con un disparador y una acción concretos; probar un recorrido normal y otro con información incompleta.
- Simular el retraso de una fuente, revisar las fechas afectadas y documentar quién resuelve la excepción.
- Práctica
- Probar una regla de asignación de revisión y después bloquear la validación porque falta una fuente; revisar el efecto sobre la redacción y su fecha.
- Cómo lo comprobarás
- Un flujo probado que distingue la acción de la regla de la comprobación humana del contenido y deja una excepción con responsable.
03Seguimiento para responsables
Vistas y opciones de reporting disponibles para responder a preguntas concretas del proyecto.
Trabajarás en
- Elegir una vista y, si está disponible, un gráfico que respondan a qué entregas están bloqueadas y por qué.
- Contrastar lo que muestra el seguimiento con tareas, campos y dependencias antes de resumir el estado.
- Acordar quién actualiza los datos, con qué frecuencia y cuándo se debe pedir una decisión.
- Práctica
- Preparar una revisión del informe que muestre la validación bloqueada, su impacto y la decisión necesaria, aunque otras tareas estén completadas.
- Cómo lo comprobarás
- Un seguimiento que explica el bloqueo crítico y su siguiente paso; el porcentaje completado no se usa como prueba de que el informe está listo.
Muchas tareas terminadas, una entrega bloqueada
Ejemplo docente
Práctica propuesta: configurar un proyecto reutilizable para una entrega, seguir una tarea de principio a fin y simular un cambio de fecha o un bloqueo. Revisamos qué muestra el seguimiento y documentamos cómo ajustar la estructura; el caso y las funciones se acuerdan previamente.
Caso ficticio de aula. Un equipo prepara informes periódicos para clientes. En la entrega de práctica, Irene valida los datos y Diego redacta el resumen. El informe necesita datos de dos áreas, pero una de las fuentes sigue incompleta.
- Punto de partida
- Cada informe usa campos y nombres de estado distintos. El equipo cuenta tareas terminadas para decir si va bien, aunque la validación de datos es necesaria antes de redactar el resumen.
- Primera propuesta
- La primera configuración homogeneiza los campos y asigna a Irene cuando una tarea pasa a revisión. Al probarla con la fuente incompleta, la regla asigna bien, pero el seguimiento todavía presenta la entrega como casi lista y conserva la fecha de redacción sin revisarla.
- Qué revisamos
- El docente pide separar asignación de revisión y validación de datos. El grupo registra el bloqueo, revisa la dependencia y la fecha de Diego y prepara una vista centrada en las tareas que condicionan la entrega. La regla no comprueba por sí sola si una fuente es suficiente.
- Resultado
- Irene mantiene abierta la validación, la tarea de Diego muestra qué espera y su fecha queda por confirmar. El seguimiento explica qué dato falta, quién debe aportarlo y qué decisión necesita el responsable del proyecto.
El seguimiento debe mostrar lo que impide entregar
Entrada
Falta una fuente
Datos de dos áreas · una incompleta
Validación
Irene revisa
Asignación probada · validación abierta
Entrega
Diego espera
Dependencia visible · fecha por confirmar
Representación didáctica de un caso ficticio; no es una captura de Asana.
Antes de darlo por terminado
- La plantilla mantiene los mismos campos y criterios entre informes sin copiar datos específicos de una entrega.
- La regla tiene una prueba registrada y la información incompleta se trata como una excepción que requiere revisión.
- La vista de seguimiento permite localizar el bloqueo crítico, su responsable y la fecha que debe revisarse.
Cuatro sesiones para llevarlo a la práctica.
Edición de referencia · 8 h en directo
Edición de referencia: 8 horas en directo, repartidas en 4 sesiones de 2 horas. Las prácticas se realizan en un proyecto preparado; campos, reglas, dependencias y dashboards se seleccionan según el plan y los permisos confirmados. No se presupone que una función esté disponible en cualquier cuenta.
- Sesión 12 h
Diseñar la estructura reutilizable
Definir campos, valores, secciones y criterios del informe; probar una segunda entrega desde la plantilla.
Al terminarUna base repetible con datos propios para cada entrega.
- Sesión 22 h
Configurar y probar el flujo
Crear dependencias y una regla sencilla con las funciones disponibles; recorrer una tarea y comprobar la acción.
Al terminarUn flujo con disparador, acción y prueba documentados.
- Sesión 32 h
Resolver la excepción
Introducir una fuente incompleta, revisar el bloqueo y las fechas afectadas y asignar su resolución.
Al terminarUna excepción visible, con responsable y fechas revisadas.
- Sesión 42 h
Preparar la revisión de seguimiento
Contrastar vistas o gráficos con las tareas, registrar la decisión pendiente y mejorar la estructura con feedback.
Al terminarUn proyecto reutilizable y un seguimiento que ayuda a actuar.
Si vuestro equipo necesita ir más allá
- La arquitectura de portfolios, la gestión global de capacidad y los flujos que cruzan muchas áreas requieren un alcance adicional.
- Migrar proyectos reales, conectar aplicaciones o desplegar la plantilla en producción se acuerda por separado.
Aprender con alguien que diseña sistemas de trabajo.
Guillermo Mascaraque Piña
Consultor de sistemas de trabajo
Más de dos años de experiencia diseñando sistemas para empresas de todas las industrias y tamaños.
Guillermo es el docente previsto para este programa. Las fechas, el idioma y su disponibilidad se confirman al acordar la edición.
Con guía, práctica y acompañamiento.
Cada edición incluye materiales de trabajo, feedback sobre la práctica y evaluación según los objetivos acordados.
Materiales que podéis conservar
Guía, ejercicios y criterios de revisión descargables y versionados, para uso interno.
Para preparar y cerrar la edición
Recomendación breve, kit editable de comunicación e informe de aprendizaje del grupo.
Diploma propio de TOF
De aprovechamiento, al superar la evaluación acordada. No es una certificación del fabricante.
Un mes de soporte por correo
Sobre lo trabajado en clase, hasta dos horas acumuladas para todo el grupo.
La práctica la realiza tu equipo. Los servicios de implantación se acuerdan aparte. Ver el alcance →
Asana Solutions Partner
Como Asana Solutions Partner, aportamos experiencia aplicada en la coordinación de proyectos, responsabilidades y seguimiento del trabajo.
Nuestro perfil como partner ↗El partnership corresponde a The Optimal Flow. El diploma de Learn es propio de TOF y no es una certificación del fabricante.