Onboarding de equipos a Asana
Aprende a organizar tareas y proyectos en Asana, comunicar avances y usar acuerdos comunes para que el equipo sepa qué hacer y dónde encontrarlo.
Encuentra tu punto de partida
Encaja cuando queréis que el equipo registre tareas y comunique avances de forma consistente en proyectos de Asana ya disponibles.
Quizá encaje mejor
Gestión avanzada de proyectos con AsanaSi ya domináis tareas y vistas y necesitáis configurar estructuras reutilizables y seguimiento, elegid gestión avanzada.- Duración y sesiones
- 8 horas en directo · 4 sesiones de 2 h.
- Tamaño del grupo
- Hasta 12 participantes por formador como referencia, ajustable según la práctica y el feedback.
Qué aprenderás
- 01
Crear tareas con responsables, fechas, prioridades y contexto suficiente.
- 02
Utilizar un proyecto y sus vistas para seguir y actualizar el trabajo.
- 03
Comunicar avances y bloqueos, y entregar una tarea a otra persona sin perder su contexto.
Una propuesta de trabajo
Trabajaréis sobre el lanzamiento ficticio de un servicio que implica a operaciones, diseño y comunicación. En un proyecto preparado aprenderéis a localizar el trabajo, concretar tareas y coordinar una entrega entre áreas. Una revisión pendiente servirá para practicar cómo comunicar un bloqueo sin perder el contexto ni dar por terminado lo que aún falta.
Adaptamos la selección y la profundidad de los módulos al punto de partida y los objetivos del grupo.
01Entender el trabajo en Asana
Tareas, proyectos y navegación con ejemplos de vuestro entorno o un espacio preparado.
Trabajarás en
- Localizar el proyecto de lanzamiento y distinguir sus tareas, subtareas, secciones y documentación de referencia.
- Convertir «Preparar el lanzamiento» en tareas concretas con un responsable único, fecha y contexto.
- Abrir la tarea y sus enlaces como otra persona del grupo para comprobar que puede encontrar lo necesario.
- Práctica
- Preparar las tareas de materiales, revisión y comunicación del lanzamiento en el proyecto del ejercicio, enlazando el briefing compartido.
- Cómo lo comprobarás
- Un proyecto navegable y tareas cuyo responsable puede explicar qué debe entregar, para cuándo y con qué referencia.
02Planificar y actualizar
Responsables, fechas, subtareas y vistas para ordenar prioridades y comunicar el estado.
Trabajarás en
- Asignar responsables y fechas, y dividir una entrega en subtareas cuando cada paso necesita seguimiento propio.
- Revisar el mismo trabajo en las vistas de lista y tablero disponibles, sin crear copias de las tareas.
- Identificar qué entrega debe terminar antes de otra; usar dependencias nativas si el plan las incluye o documentar la secuencia con enlaces y comentarios.
- Práctica
- Ordenar «Preparar materiales», «Revisar materiales» y «Enviar comunicación»; simular el retraso de una revisión y acordar qué fecha necesita revisarse.
- Cómo lo comprobarás
- Una secuencia comprensible, con responsables y fechas coherentes, que no presenta la comunicación como lista mientras falta la revisión.
03Adoptar acuerdos de equipo
Comentarios, notificaciones y reglas de uso para saber dónde se registra cada actualización.
Trabajarás en
- Escribir una actualización que separe avance, bloqueo y decisión pendiente en la tarea adecuada.
- Pedir una revisión mediante un comentario con contexto y revisar las notificaciones relevantes sin duplicar la conversación.
- Entregar una tarea a otra persona, comprobar acceso y cerrar solo cuando se haya cumplido el criterio acordado.
- Práctica
- Intercambiar la tarea de revisión con otro participante para que localice los materiales, entienda la duda y registre su siguiente acción.
- Cómo lo comprobarás
- Un relevo que otra persona puede continuar; el grupo distingue una actualización de avance de la finalización de una tarea.
La comunicación espera una revisión
Ejemplo docente
Práctica propuesta: organizar una entrega del equipo en un proyecto preparado y simular un bloqueo, revisando cómo se comunica y quién asume el siguiente paso. Las tareas y los acuerdos se seleccionan según el trabajo cotidiano de los participantes.
Caso ficticio de aula. Operaciones prepara los materiales de un nuevo servicio, Marina los revisa y Pablo se encarga de la comunicación. El proyecto ya contiene el briefing y las tareas; los nombres y las fechas son datos de práctica.
- Punto de partida
- Una tarea llamada «Lanzamiento» agrupa preparación, revisión y envío. Pablo tiene una fecha para comunicar, pero no sabe dónde están los materiales ni si Marina los ha validado.
- Primera propuesta
- El primer intento divide el trabajo y asigna responsables, pero marca la revisión como completada al subir el borrador. La tarea de comunicación parece lista aunque no haya validación.
- Qué revisamos
- El docente pide mantener abierta la revisión, enlazar los materiales y dejar una pregunta concreta para Marina. Pablo debe poder ver que la comunicación espera esa decisión; la dependencia se registra con la función nativa cuando está disponible o con enlaces y comentarios claros.
- Resultado
- La preparación queda completada, la revisión permanece abierta con Marina como responsable y la comunicación conserva a Pablo con una fecha por confirmar tras la validación. El equipo puede ver la secuencia sin confundir borrador con aprobación.
Un lanzamiento, tres entregas conectadas
Preparar
Materiales listos
Operaciones · borrador enlazado
Revisar
Validar materiales
Marina · revisión pendiente
Comunicar
Preparar el envío
Pablo · espera validación y confirma fecha
Representación didáctica de un caso ficticio; no es una captura de Asana.
Antes de darlo por terminado
- Cada tarea indica un responsable único y enlaza los materiales relevantes.
- La revisión sigue abierta hasta comprobar el criterio acordado.
- Pablo entiende qué decisión espera y cuándo debe revisar la fecha de comunicación.
Cuatro sesiones para llevarlo a la práctica.
Edición de referencia · 8 h en directo
Edición de referencia: 8 horas en directo, repartidas en 4 sesiones de 2 horas. La práctica se realiza durante las sesiones en un proyecto preparado; las vistas y funciones se ajustan al plan y a los permisos disponibles. Cualquier preparación o trabajo adicional se acuerda antes de empezar.
- Sesión 12 h
Encontrar y estructurar el proyecto
Recorrer el proyecto preparado, localizar el briefing y convertir el lanzamiento en tareas con entregables claros.
Al terminarTareas con contexto, responsable y referencia compartida.
- Sesión 22 h
Planificar la entrega entre áreas
Acordar fechas, subtareas y secuencia de trabajo; usar las vistas y funciones disponibles en la cuenta de práctica.
Al terminarUn plan comprensible para preparación, revisión y comunicación.
- Sesión 32 h
Comunicar avances y bloqueos
Simular una revisión que se retrasa, actualizar la tarea y pedir una decisión sin perder la conversación.
Al terminarUn bloqueo comunicado con responsable y siguiente paso.
- Sesión 42 h
Completar el relevo y revisarlo
Intercambiar tareas, comprobar accesos y criterios de finalización y corregir el proyecto con feedback.
Al terminarUna entrega entre áreas que otra persona puede continuar.
Si vuestro equipo necesita ir más allá
- Diseñar portfolios, informes, reglas automáticas o una arquitectura para varios equipos corresponde a un alcance avanzado y se acuerda por separado.
- Migrar proyectos reales, conectar aplicaciones o implantar acuerdos de uso en toda la empresa requiere una intervención adicional.
Aprender con alguien que diseña sistemas de trabajo.
Guillermo Mascaraque Piña
Consultor de sistemas de trabajo
Más de dos años de experiencia diseñando sistemas para empresas de todas las industrias y tamaños.
Guillermo es el docente previsto para este programa. Las fechas, el idioma y su disponibilidad se confirman al acordar la edición.
Con guía, práctica y acompañamiento.
Cada edición incluye materiales de trabajo, feedback sobre la práctica y evaluación según los objetivos acordados.
Materiales que podéis conservar
Guía, ejercicios y criterios de revisión descargables y versionados, para uso interno.
Para preparar y cerrar la edición
Recomendación breve, kit editable de comunicación e informe de aprendizaje del grupo.
Diploma propio de TOF
De aprovechamiento, al superar la evaluación acordada. No es una certificación del fabricante.
Un mes de soporte por correo
Sobre lo trabajado en clase, hasta dos horas acumuladas para todo el grupo.
La práctica la realiza tu equipo. Los servicios de implantación se acuerdan aparte. Ver el alcance →
Asana Solutions Partner
Como Asana Solutions Partner, aportamos experiencia aplicada en la coordinación de proyectos, responsabilidades y seguimiento del trabajo.
Nuestro perfil como partner ↗El partnership corresponde a The Optimal Flow. El diploma de Learn es propio de TOF y no es una certificación del fabricante.
