Trabajo en equipo en Notion
Aprende a encontrar, organizar y actualizar la información de tu equipo en Notion, con páginas, bases de datos y acuerdos de colaboración fáciles de mantener.
Encuentra tu punto de partida
Encaja cuando necesitáis trabajar con soltura en un espacio de Notion disponible y mantener la información útil para los demás.
Quizá encaje mejor
Administración de workspaces de NotionSi vuestra responsabilidad es diseñar la estructura, configurar bases y revisar accesos, elegid administración.- Duración y sesiones
- 8 horas en directo · 4 sesiones de 2 h.
- Tamaño del grupo
- Hasta 12 participantes por formador como referencia, ajustable según la práctica y el feedback.
Qué aprenderás
- 01
Crear y actualizar páginas con una estructura compartida.
- 02
Utilizar vistas y filtros para localizar registros y relacionar la documentación con el trabajo pendiente.
- 03
Compartir información y registrar actualizaciones con permisos y acuerdos de colaboración claros.
Una propuesta de trabajo
Trabajaréis sobre un proyecto ficticio, con su briefing interno y una base de tareas ya preparados. El hilo conductor es preparar una página de servicio: encontrar la documentación correcta, actualizar el trabajo pendiente y dejar una revisión clara para otra persona.
Adaptamos la selección y la profundidad de los módulos al punto de partida y los objetivos del grupo.
01Orientarse en el espacio
Páginas, bloques, navegación y búsqueda para encontrar información y evitar duplicidades.
Trabajarás en
- Localizar el briefing del proyecto mediante la navegación y la búsqueda, comprobando que es la referencia compartida del equipo.
- Editar una página de notas con títulos, pasos y enlaces que hagan fácil encontrar la información.
- Enlazar la documentación interna desde una tarea, evitando crear otra copia.
- Práctica
- Encontrar el briefing de la página de servicio, ordenar las notas del proyecto y enlazar el briefing desde la tarea de revisión de textos.
- Cómo lo comprobarás
- Unas notas legibles y una tarea que apunta al briefing compartido; el participante explica dónde encontró la referencia y por qué la utiliza.
02Trabajar con bases de datos
Registros, propiedades, vistas y filtros aplicados a tareas o documentación del equipo.
Trabajarás en
- Abrir una tarea y distinguir sus propiedades del contenido de su página.
- Actualizar responsable, estado y contexto en los campos disponibles, sin modificar la estructura de la base.
- Localizar tareas del proyecto mediante las vistas disponibles y practicar filtros en una vista de prueba, con los permisos acordados.
- Práctica
- Completar la tarea de revisión de textos, asignar su revisión y localizarla en la vista de tareas pendientes del ejercicio.
- Cómo lo comprobarás
- Una tarea con responsable y estado coherentes con el trabajo pendiente, que el participante sabe recuperar sin duplicarla.
03Colaborar con acuerdos
Comentarios, menciones, permisos y criterios para mantener la información al día.
Trabajarás en
- Dejar una actualización que separe lo realizado, lo que falta y quién debe continuar.
- Usar un comentario y una mención para pedir una revisión en el lugar adecuado.
- Comprobar si la otra persona puede acceder y distinguir cuándo necesita leer, comentar o editar; solicitar acceso cuando haga falta.
- Práctica
- Entregar la tarea a otra persona del grupo para que encuentre el briefing, entienda la duda y continúe la revisión.
- Cómo lo comprobarás
- La otra persona puede abrir la información y explicar el siguiente paso. El participante corrige el contexto o pide el acceso necesario; una mención por sí sola no concede permisos.
Un proyecto con tareas y documentación conectadas
Ejemplo docente
Práctica propuesta: organizar la documentación y las solicitudes de un departamento en un espacio preparado, actualizar un registro y dejar el contexto necesario para que otra persona pueda continuar el trabajo. El caso y la estructura se concretan según el nivel del equipo.
Caso ficticio de aula. Un departamento prepara el lanzamiento de una página de servicio y pide revisar sus textos. El espacio de práctica ya contiene el briefing interno, las notas y la base de tareas del proyecto; el ejercicio consiste en utilizarlos y actualizar la información.
- Punto de partida
- La tarea dice «Revisar página», no tiene responsable y no enlaza el briefing. Quien la recibe tendría que pedir el contexto de nuevo.
- Primera propuesta
- En la primera versión del ejercicio se añade un responsable y se enlaza el briefing, pero la tarea se marca como terminada aunque aún falta validar si los textos responden al objetivo del proyecto.
- Qué revisamos
- El docente pide ajustar el estado al trabajo pendiente y dejar una pregunta concreta para Marina, la revisora ficticia. Antes de mencionarla, se comprueba que pueda abrir tanto la tarea como el briefing.
- Resultado
- La tarea queda pendiente de revisión, con la documentación enlazada, una responsable y un criterio concreto por comprobar. Otra persona puede entender qué debe hacer a continuación.
Revisar página
- Responsable
- Sin asignar
- Estado
- Nueva
- Contexto
- Revisar los textos antes del lanzamiento.
Revisar textos de la página de servicio
- Responsable
- Marina
- Estado
- Pendiente de revisión
- Contexto
- Borrador preparado. Briefing enlazado: Briefing de la página de servicio. Marina comprueba si los textos explican qué incluye el servicio y para quién es, y registra los ajustes pendientes.
Briefing de la página de servicio
Objetivo: explicar qué incluye el servicio y para quién es. Antes de aprobar los textos, comprobar que ambos puntos estén claros y registrar cualquier cambio pendiente en la tarea.
Antes de darlo por terminado
- La tarea enlaza el briefing compartido y no otra copia.
- El responsable y el estado reflejan la revisión que queda pendiente.
- Quien recibe el trabajo puede abrir la documentación e identificar el siguiente paso.
Una tarea breve entre sesiones.
Tres tareas opcionales de 10–15 minutos para recuperar lo trabajado, probar una variación y comprobar el resultado. El repaso breve queda dentro de las 8 horas de referencia.
Cuatro sesiones para llevarlo a la práctica.
Edición de referencia · 8 h en directo
Edición de referencia: 8 horas en directo, repartidas en 4 sesiones de 2 horas. El orden y los ejemplos se adaptan al grupo. La práctica mostrada se realiza durante las sesiones; cualquier preparación o trabajo adicional se acuerda antes de empezar.
- Sesión 12 h
Encontrar y ordenar la documentación
Recorrer el espacio preparado, localizar el briefing vigente y organizar las notas del proyecto con una estructura sencilla.
Al terminarUnas notas claras y el briefing enlazado desde la tarea de revisión.
- Sesión 22 h
Actualizar y recuperar una tarea
Trabajar con tareas, propiedades y vistas existentes; practicar filtros en el entorno acordado.
Al terminarUna tarea con responsable, estado y contexto, localizable en la vista del ejercicio.
- Sesión 32 h
Pedir una revisión con contexto
Escribir una actualización, comentar, mencionar y comprobar qué acceso necesita quien recibe el trabajo.
Al terminarUn relevo que indica qué se ha hecho, qué queda pendiente y quién continúa.
- Sesión 42 h
Resolver el caso completo y revisarlo
Recorrer el caso de principio a fin, intercambiarlo con otra persona y corregirlo con feedback del docente.
Al terminarUna tarea revisada con el briefing, el estado y el siguiente paso comprobados.
Si vuestro equipo necesita ir más allá
- Diseñar la arquitectura del workspace, crear bases y definir permisos de equipo se trabaja en Administración de workspaces en Notion; requiere acordar otro programa.
- Conectar Notion con otras herramientas o automatizar el seguimiento de tareas requiere un alcance separado y no se incluye en esta edición de referencia.
Aprender con alguien que trabaja con Notion.
Guillermo Mascaraque Piña
Consultor certificado de Notion
Más de dos años de experiencia diseñando sistemas para empresas de todas las industrias y tamaños.
Guillermo es el docente previsto para este programa. Las fechas, el idioma y su disponibilidad se confirman al acordar la edición.
Materiales del caso de Notion
Abre el briefing, revisa las tareas y deja el proyecto listo para que otra persona pueda continuar.
Leer las instruccionesLos CSV se importan como bases separadas. Los ID permiten identificar el proyecto y sus tareas; las relaciones y los permisos se configuran y comprueban en Notion.
Página de servicio
- Responsable
- Marina
- Estado
- Pendiente de revisión
¿Queda claro qué incluye el servicio y para quién es?
Con guía, práctica y acompañamiento.
Cada edición incluye materiales de trabajo, feedback sobre la práctica y evaluación según los objetivos acordados.
Materiales que podéis conservar
Guía, ejercicios y criterios de revisión descargables y versionados, para uso interno.
Para preparar y cerrar la edición
Recomendación breve, kit editable de comunicación e informe de aprendizaje del grupo.
Diploma propio de TOF
De aprovechamiento, al superar la evaluación acordada. No es una certificación del fabricante.
Un mes de soporte por correo
Sobre lo trabajado en clase, hasta dos horas acumuladas para todo el grupo.
La práctica la realiza tu equipo. Los servicios de implantación se acuerdan aparte. Ver el alcance →
Notion Solutions Partner
Nuestra experiencia como Notion Solutions Partner aporta contexto práctico para organizar la información, las bases de datos y el trabajo del equipo.
Nuestro perfil como partner ↗El partnership corresponde a The Optimal Flow. El diploma de Learn es propio de TOF y no es una certificación del fabricante.